PPT 素材管理

PPT 素材管理一直是件头疼的事,每当要做 PPT,就从网上或者电脑里找模板,下载花个 15 分钟,打开查看已有素材花 15 分钟,半小时就白白过去了。而且,素材多了以后,看过只记得样式,不记得在哪个 PPT 中,怎么也找不回来,一种「求而不得」的苦。

我的一个解决方法是——分类+索引。

1、素材分类

由于 Windows 的文件系统不支持标签,可以将 PPT 模板素材按使用场景分类:

  • 主题展示
  • 工作汇报
  • 其它

分类的维度不止一种,以前也试过按功能分,排版、配色、导航、图表等,但部分 PPT 比较出色,排版配色都不错,可能就导航不大好,这种交叉情况会造成分类难的问题。分类维度的好坏,直接决定习惯能否坚持。

分完类后,补充完善文件名的优点,如:XX 公司简介_配色,利于搜索。

2、建立索引 PPT

当要做一个 PPT 时,一个个打开本地收藏的 PPT,每个的平均打开时间是 10 秒左右,这 10 秒电脑是有点卡顿状态的,做什么都不合适,很影响效率。素材越多,找起来越吃力,因此,提高效率的方式是减少 PPT 的打开次数。

可以为每个文件夹单独新建一个索引 PPT,每页放这个文件夹下所有 PPT 截图,快速预览。

3、其他

  1. 杜绝松鼠症。网上的 PPT 只收藏不下载,到用的时候下载速度慢,用不上。如果是下载了不查看,无法消化纳入自己的文件管理体系,还增加了管理成本。
  2. 断舍离。有些 PPT 看起来很好,但是风格太独特,适用性不广,可以直接删掉。素材越多,管理成本越大,尽量留可以复用的精品。

PPT 素材管理是一个提高效率终身受益的事,除非你当了老板,不用做 PPT 了,改讲 PPT 了。😀